会计实验三 日常业务处理 日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账，同时对部门、项目、个人往来和单位辅助账进行管理。 3．1 填制凭证 记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。 3．1．1 增加凭证 方法：在“凭证”菜单中单击“填制凭证”，单击“增加”按钮，增加一张新凭证。 输入凭证的相应内容。凭证正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。 如果借贷方均无辅助账科目，则输入贷方内容后单击“保存”即可。 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 如果有辅助核算内容，则继续在弹出的“辅助项”对话框中继续输入。 例如，1月3日，财务部王晶从工行提取现金1000元。（附单据1张，现金支票号XJ2000） 在“凭证”菜单中单击“填制凭证”。（注意：当输入的科目为待核银行账科目时，屏幕弹出待核银行账辅助信息输入窗，要求输入对应的结算方式、票号和发生日期。这些信息在进行银行对账时使用。此凭证输入时需要进行有关银行科目的辅助项登记，还要进行支票登记簿的登记。） 例如，1月5日总经理办公室肖剑出差归来，报销差旅费3600元，交回现金200元（附单据1张）。（注意：此业务分为两张凭证进行登记，一张是收款凭证，一张是转账凭证。当输入的科目需要进行部门核算时，要求选择对应的部门名称。当输入的科目需要登记个人往来账时，要求输入对应的部门和往来个人。此凭证需要进行部门辅助账登记，以及个人往来辅助账登记。） 例如，1月9日总经理办公室支付业务招待费1200元（转账支票号205） 例如，1月12日，市场部宋佳收到北京世纪学校转来转账支票2张，面值分别为：40000元和59600元，用以归还前欠货款。（注意：当输入的科目需要登记往来账时，要求输入对应的单位代码和业务员。单位往来包括供应商往来和客户往来。此凭证需要进行单位往来辅助账登记。） 例如，1月19日，市场部宋佳归还前欠万科公司部分货款100000元，（支票号201）。 例如，1月14日，市场部宋佳向北京世纪学校售出《多媒体教学教程》600册，单价32元。货税款尚未收到（适用税率13%）。（注意：当输入的科目需要登记数量账时，屏幕弹出数量核算辅助信息录入窗，要求输入数量和单价。此凭证输入时要登记数量金额辅助账。系统根据数量*单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可以将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。） 例如，1月16日，市场部宋佳从万科公司购入《多媒体课件》3000套，单价35元，货税款暂欠，商品已验收入库。（发票号C111）（适用税率13%） 例如，1月20日，收到泛美集团投资资金10000美元。（注意：当输入的科目是外币科目时，屏幕弹出辅助信息输入窗，要求输入外币数额和记账汇率，并自动将凭证格式改为外币式。如果还有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。） 例如，1月25日，结算出A1软件产品项目发生工资费用20000元。（注意：当输入的科目是项目核算科目时，屏幕弹出辅助信息输入窗，要求输入项目核算信息。） 3．1．2 修改凭证 未经审核的错误凭证可通过“制单”功能直接修改；已审核的凭证应先取消审核后，再通过凭证“制单”功能进行修改。 方法：在“填制凭证”中，通过“查询”功能找到要修改的凭证。然后修改。最后单击“保存”，保存当前修改。 3．1．3 注销凭证 如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制单”菜单下的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。 3．1．4 删除凭证 如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证进行作废。 作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但是不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。 若当前凭证已作废，可单击“编辑”菜单下的“作废/恢复”，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 如果作废凭证不想保留时，则可以通过“凭证删除/整理”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。 作废凭证的方法：在“填制凭证”中，找到要作废的凭证；在“制单”菜单中单击“作废/恢复”；左上角显示“作废”字样，表示该凭证已作废。 整理凭证的方法：“制单”菜单中单击“凭证删除/整理”。注意：只能对未记账凭证作凭证整理；已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。 3．1．5 查询凭证 在“填制凭证”窗口中，单击“查询”按钮。 3．1．6 凭证汇总 记账凭证全部输入完毕并进行审核签字后，可以进行汇总并同时生成一张“记账凭证汇总表”。 方法：在“凭证”菜单中单击“科目汇总”。 3．1．7 打印凭证 将未记账或者已记账的凭证按标准格式输出到屏幕或打印机。 方法：在“凭证”菜单中单击“打印凭证”。 3．2 审核凭证 具有审核权限的操作员对制单人填制的记账凭证进行检查。 审核凭证主要包括出纳签字和审核凭证两方面工作。同时进行出纳签字和审核工作时应注意操作员的更换。 3．2．1 出纳签字 为加强企业现金收入与支出的管理，出纳人员通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。 涉及指定科目的凭证才需要出纳签字。凭证一经签字，就不能被修改、删除。只有取消签字后才可以修改或者删除，取消签字只能由出纳人员自己进行。 方法：以王晶身份进入总账系统。在“凭证”菜单中，单击“出纳签字”。在“出纳签字”对话框中，双击某一待签字凭证或者单击“确定”。单击“签字”，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。单击“退出”。 在确定凭证无误时可以使用“成批出纳签字”功能，以加快签字速度。 3．2．2 更换操作员 凭证的填制与审核不能是同一个人。在进行审核之前，需先更换操作员。 方法：在“文件”菜单中，单击“重新注册”，更换操作员为陈明。单击“确定”。 3．2．3 审核凭证 方法：以陈明身份进入总账系统。在“凭证”菜单中，单击“审核凭证”。检查相应凭证后，单击“审核”，单击“退出”。 在确定凭证无误时可以使用“成批审核凭证”功能，以加快审核签字速度。 3．3．记账 记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。 如果需要，可以调用“恢复记账前状态”功能，将数据恢复到记账前状态，待调整完后再重新记账。 系统提供两种恢复记账前状态方式：一种是将系统恢复到最后一次记账前状态；另一种是将系统恢复到本月月初状态，不管本月记过几次账。 3.3.1 记账 在“凭证”菜单中，单击“记账”，进入记账向导。 3.3.2 取消记账 在“期末”菜单中，单击“对账”，按Ctrl+H键，激活恢复记账前状态功能。 3.4 出纳管理 这个功能是出纳人员进行管理的一套工具，它包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对长期未达账项提供审计报告。 3.4.1 现金日记账 方法：在“出纳”菜单中，单击“现金日记账”。在“科目”框中，选择1001现金。默认“查询方式”：按月查询；写上月份；单击“确认”，显示“现金日记账”窗口。 在“账页格式”下拉框中，可选择需要查询的格式。 双击某行或者将光标定在某行再单击“凭证”，可查看相应的凭证。 单击“总账”，可查看此科目的三栏式总账。 3.4.2 银行存款日记账 方法：同“现金日记账”查询操作基本相同。 3.4.3 资金日报表 资金日报表是反映现金、银行存款日发生额及余额情况的报表。 方法：在“出纳”菜单中，单击“资金日报表”。在“资金日报表查询条件”对话框中，输入日期：2000.01.03。单击“有余额无发生也显示”复选按钮。单击“确认”，显示“资金日报表”。 3.4.4 支票登记簿 为了加强企业的银行支票管理，出纳人员通常需要建立“支票登记簿”，以便详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。 例如：登录支票：1月25日，市场部宋佳借转账支票一张，票号155，估计金额5000元。 方法：在“出纳”菜单中，单击“支票登记簿”。在“科目”框中，选择工行存款 100201。单击“确认”。在“支票登记”窗口中，单击“增加”，输入支票信息。领用日期和支票号必须输入，其他内容可以输入可以不输入。单击“保存”，单击“退出”。 3.5 账簿管理 3.5.1 三栏式总账 方法：在“账簿”菜单中，单击“总账”。 在“总账”查询窗口可单击“明细”按钮查看明细账。 3.5.2 发生额及余额表 方法：在“账簿”菜单中，单击“余额表”。 3.5.3 过滤条件查询 方法：在“发生额及余额表”查询窗口中，单击“过滤”。 3.5.4 多栏式明细账 例如：应交增值税多栏账的定义与查询。 方法：在“账簿”菜单中，单击“多栏账”。单击“增加”，屏幕显示“多栏账”定义窗口。在“核算科目”框中，选择核算科目：应交增值税。单击“自动编制”单选按钮，将根据所选核算科目的下级科目自动编制多栏账分析栏目。选择“分析方式”、“输出内容”均为：金额。单击“选项”，打开格式选项窗口。选择“分析栏目前置”。在“栏目定义”中，确定方向：21710101、21710104为借方；21710102、21710103为贷方。单击“确定”，返回“查询条件”对话框，单击“查询”，输入多栏账查询条件。单击“确认”，屏幕显示“增值税多栏账”。 3.5.5 账簿打印 方法：在“账簿”菜单中，指向“账簿打印”，单击“总账”。 3.6 部门核算与管理 3.6.1 部门总账 部门总账查询主要用于查询部门业务发生的汇总情况。 方法：在“辅助”菜单中，指向“部门总账”，单击“三栏式总账”。在“科目”框中，选择550305其它费用，在“部门”框中，选择总经理办公室。单击“确定”，显示查询结果。 将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细”，可以联查部门明细账。 3.6.2 部门明细账 部门明细账查询用于查询部门业务发生的明细情况。 方法：在“辅助”菜单中，指向“辅助账簿打印”，单击“部门多栏明细账”。屏幕显示部门多栏明细账打印条件对话框。选择科目：5503；部门：总经理办公室；月份范围：2000.01—2000.01；分析方式：金额分析。单击“确定”，即可查询部门明细账。 将光标定在多栏账的某笔业务上，单击“凭证”，可以联查该笔业务的凭证。 3.6.3 部门收支分析 方法：在“辅助”菜单中，单击“部门收支分析”，显示“部门收支分析条件”向导。 3.7 项目核算与管理 3.7.1 项目总账 项目总账查询用于查询各项目所发生业务的汇总情况。 例如：查询直接工资410102科目下A1软件开发项目的总账。 方法：在“辅助”菜单中，指向“项目总账”，单击“科目总账”，屏幕显示“项目科目总账”查询条件对话框。在“项目大类”框中，选择生产成本；在“科目”框中，选择410102直接工资；在“月份”框中，选择2000.01—2000.01；在“项目范围选择”框中，选择项目名称=A1软件开发。单击“确定”，屏幕显示结果。 3.7.2 项目明细账 项目明细账查询用于查询各项目所发生业务的明细情况。 例如：查询A1软件开发项目的总账。 方法：在“辅助”菜单中，指向“项目明细账”，单击“科目明细账”，屏幕显示“项目明细账”查询条件对话框。在“项目大类”框中，选择生产成本；在“项目”框中，选择A1软件产品；在“月份”框中，选择2000.01—2000.01。单击“确定”，屏幕显示结果。 3.7.3 项目统计分析 项目统计查询用于统计所有项目的发生额和余额情况。 例如：查询888账套当前月生产成本大类下所有项目的料工费发生情况。 方法：在“辅助”菜单中，单击“项目统计表”，屏幕显示“项目统计条件”向导。在“项目大类”框中，选择生产成本；在“项目级次范围”框内，选择1-1；在“核算科目类型”框中，选择纯项目类；继续完成向导中其他内容。单击“确定”，屏幕显示结果。 3.8 往来辅助账管理 3.8.1 往来勾对 方法：在“辅助”菜单中，单击“客户往来两清”，屏幕显示“客户往来两清条件”对话框。在“科目”框中，选择：1131；客户：世纪学校；截至月份：2000.12。 单击“确定”，屏幕显示“客户往来两清”窗口。单击“自动”，即可进行自动勾对。 若发现有应该勾对而没有勾对，可双击“两清”栏，进行手工勾对。 3.8.2 往来余额表 往来余额表用于查询客户往来各个客户的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。 方法：在“辅助”菜单中，指向“客户往来余额表”，单击“客户科目余额表”，屏幕显示“客户科目余额表”查询条件对话框。 根据实际情况，输入查询条件。然后单击“确定”。 单击“明细”，可以联查客户往来明细账。 单击“累计”，可以查询本期借贷方累计发生额。 3.8.3 往来明细账 往来明细账用于查询客户往来科目下各个往来客户的往来明细账。 方法：在“辅助”菜单中，指向“客户往来明细账”，单击“客户分类明细账”，屏幕显示“客户分类明细账”查询条件对话框。 根据实际情况，输入查询条件。然后单击“确定”。 单击“总账”，可以联查客户往来总账。 将光标定在某笔业务记录行上，单击“凭证”，可以联查该业务凭证。 3.8.4 往来催款单 方法：在“辅助”菜单中，单击“客户往来催款单”，屏幕显示查询条件对话框。 在“客户”框中，选择：世纪学校；单击“包含两清部分”单选按钮；输入“函证信息”：请贵单位于2000年01月31日前到我财务部门进行清账。 输入完毕，单击“确定”，屏幕显示“客户往来催款单”。 单击“浏览”，可以查看催款单打印效果。 3.8.5 往来账龄分析 方法：在“辅助”菜单中，单击“客户往来账龄分析”，屏幕显示账龄分析条件对话框。 根据实际情况，输入查询条件。然后单击“确定”。 单击“详细”，可以查询各个客户账龄的详细情况。 单击“比率”，可以查询客户各账龄区间段的金额占总额的百分比。

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