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会计实验二 总账初始设置 这里，把设置账户（科目）、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为总账处理。 初始设置也称为初始化，是指将通用会计软件转成企业专用会计软件，将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用会计软件的基础。 一般来说，总账初始设置应该包括：定义基础参数与建账、设置业务处理规则、输入初始数据。 2．1 设置核算规则 在总账初始化中，需要设置的业务控制参数包括：制单控制、凭证控制、外币核算、预算控制、账簿打印格式控制、会计日历控制以及其他参数控制。 几个特殊的业务控制参数为： 1、 制单序时控制：按照日期顺序排列凭证号。 2、 资金及往来赤字控制：制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将给出提示。 3、 使用其它系统受控科目：对于往来账等科目，一般只在应收、应付系统中进行制单。如果希望总账系统也能使用这些科目填制凭证，应该选择此项。 4、 支票控制：如果制单中录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。 5、 出纳凭证必须由出纳签字：出纳人员可以通过出纳签字功能对制单人员填制的带有现金、银行科目的凭证进行检查核对。 2．1．1 启动与注册 单击“开始”—〉“程序”—〉“用友财务软件”—〉“财务系统”—〉“总账”。 选择“账套”：888北京阳光信息技术有限公司 选择会计年度：2000。 输入操作日期：2000-01-01。 选择用户名：001 陈明。 输入密码： 1。 单击“确定”按钮。 2．1．2 设置业务处理控制参数 2．1．2．1 建账向导 总账系统注册完毕后，首次进入系统时，屏幕会出现“建账向导”对话框。 例如，设置客户往来、供应商往来款项由总账系统核算；其他默认系统提供的设置。 2．1．2．2 建账选项---凭证页 系统启用后，如果默认账套参数与实际需要不符，还可以利用“建账选项”直接进行调整。 在“设置”菜单中单击“选项”，进入“账簿选项”对话框，即可进行账簿选项的修改。 例如，888账套在“凭证页”中需要修改以下参数：凭证制单时，采用序时控制；进行支票管理与资金及往来赤字控制；可使用其它系统受控科目；制单权限不控制到科目；不可修改他人填制的凭证；打印凭证页脚姓名；凭证审核时控制到操作员；由出纳填制的凭证必须经出纳签字；外币核算采用固定汇率；进行预算控制方式。 2．1．2．3 建账选项---账簿页 例如，888账套在“账簿页”中需要修改以下参数：账簿打印位数每页打印行数按软件的标准设定；明细账查询控制到科目；明细账打印按年排页。 2．1．2．4 建账选项---会计日历页 假设888账套在“会计日历页”中需要修改以下参数：会计日历为1月1日—12月31日。 2．1．2．5 建账选项---其他页 例如，888账套在“其他”页中需要修改以下参数：数量小数位和单价小数位2位，部门、个人、项目按编码方式排序。 2．2 设置会计科目 2．2．1 增加会计科目 在建立账套时，如果已经选择了预置标准会计科目的话，则系统会自动预设一级会计科目，只需要对其进行修改，并且进一步设定其他低级科目即可。 假设：888北京阳光公司经过整理后的会计科目如下面的表格所示。在录入之前，先看一下有关的操作方法。 2．2．1．1 预览会计科目 在“设置”菜单中单击“会计科目”。 2．2．1．2 增加明细科目 在“会计科目”窗口中，单击“增加”，进入“会计科目—增加”对话框。 2．2．1．3 复制会计科目 为了加快建立会计科目的速度，可以对下级科目或者同级性质相近的科目进行复制，这样只需要稍作改动即可完成增加工作。 方法为：在“编辑”菜单中单击“复制”，进入“会计科目—增加”对话框。然后对有关内容进行修改即可。 2．2．1．4 成批复制会计科目 如果某一科目的下级与另一个或几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一科目中作为下级。同样，必要时只需要将科目作适当调整即可。 方法为：在“编辑”菜单中单击“成批复制”。 2．2．2 修改会计科目 如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印等，可以通过“修改”功能来完成。 方法为：将光标定位在需要修改的会计科目上。单击“修改”按钮，或者双击该会计科目，进入“会计科目修改”对话框。 例如：“1001现金”科目需要进行现金日记账管理。 2．2．3 删除会计科目 假设某些科目不需要使用，可以将其删除。 方法：定位在需要删除的科目上，单击“删除”，系统弹出对话框。对话框中“删除将不能恢复”是指不能自动恢复，以后如果需要使用该科目，可以通过“增加”功能来完成。 2．2．4 指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目。 指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。 一般情况下，现金科目需要设为日记账；银行存款科目需要设为银行账和日记账。 例如，指定888账套中的现金总账科目。 方法：在“编辑”菜单中单击“指定科目”，出现“指定科目对话框”。单击“现金总账科目”单选按钮，在左框中，选择“1001现金”科目，单击“〉”，单击“确认”。 同样，需要指定888账套中的银行存款总账科目。 2．2．5 设置辅助核算标记 在“修改”或“增加”方式下，企业还可以设置辅助核算。例如，管理费用可以设成部门核算，生产成本可以设成项目核算，应收账款可以设成客户往来核算，应付账款可以设成供应商往来核算。 方法：将光标定位在相应科目上，单击“修改”。 假设：888北京阳光公司经过整理后的会计科目表如下。请录入。
2．3 设置明细权限 各操作员的权限设置一般在“操作员权限设置”中进行设置。但是如果需要对某一功能权限做进一步细化，则可以在“明细权限”中设置。本功能主要设置明细账科目查询权限、凭证审核权限和制单科目使用权限。 2．3．1 明细账科目权限 本功能是查询和打印明细账权限的一个补充。如果只允许操作员查询或者打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细账，则通过此功能进行设置。 方法：在“设置”菜单中单击“明细权限”，单击“明细账科目权限设置”标签页，选择操作员，根据需要进行设置。 如果希望每个操作员都可以查询所有科目的明细账，可在“选项”功能中的“账簿”页中，取消“明细账查询权限控制到科目”的设置即可。 2．3．2 凭证审核权限 本功能是凭证审核权限的一个补充。如果只允许某操作员审核某些操作员填制的凭证，可以通过本功能设置。 方法：单击“凭证审核权限设置”标签页，选择“审核人”，在“是否有审核权”栏，双击，打上对勾标记。 2．3．3 制单科目权限 在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。 方法：单击“制单科目权限设置”标签页，选择操作员，选择相应科目。 2．4 设置凭证类别 第一次使用总账系统时，首先应该正确选择凭证类别的分类方式。 2．4．1 选择凭证类别 凭证类别可根据需要进行设置。系统提供了常用的分类方式，可供选择。 例如，设置为收、付、转三种凭证类别。 方法：在“设置”菜单中单击“凭证类别”，单击“收款凭证 付款凭证 转账凭证”选项，单击“确定”。 2．4．2 确定限制条件 如果所使用的凭证类别有限制，可以相应设置该种凭证的限制条件，以便提高凭证处理的正确性。 方法：分别选定“限制类型”栏中相应的条件，然后选择“限制科目”栏中的相应科目。 例如：收款凭证的限制为：借方必有 1001，100202，100202。 付款凭证的限制条件和转账凭证的限制条件请同学们考虑并进行设置。 2．5 设置项目目录 一个单位项目核算的种类可能多种多样，例如：在建工程、对外投资、技术改造、在产品成本、课题、合同订单等等。为进一步对部分成本费用及收入进行管理，在手工方式下，一般通过按具体的项目开设明细账进行核算，这样必然增加了明细科目的级次，同时给会计核算和管理资料的提供均带来了极大的困难。 在计算机系统中，设计了项目核算与管理功能模块，为企业定义了多个种类的项目核算，将具有相同特性的一类项目定义为一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管理。 通过该功能模块，不仅可以方便地实现对部分成本费用和收入的按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速、方便的辅助手段。因此，系统要求在建立会计科目时，先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。 “项目目录”功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。企业可以在此增加或者修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构以及项目目录。 2．5．1 定义项目大类 项目大类即项目核算的分类类别，例如：产品销售收入按产品项目核算，其项目大类可以定义为产品核算。 说明：项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如：在建工程按照具体工程项目核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。 为了对每个项目进一步管理，还需要建立具体项目的小档案，即项目一览表栏目，以对各个具体项目做进一步的说明。 例如，设置“生产成本”项目大类 方法：在“设置”菜单中，指向“编码档案”，单击“项目档案”。 单击“增加”，进入“项目大类定义—增加”向导—项目大类名称。 输入新大类项目名称：生产成本。 单击“下一步”，进入“项目大类定义—增加”向导—定义项目级次。 输入要修改的项目级次，假设这里采用系统默认值。 单击“下一步”，进入“项目大类定义—增加”向导—定义项目栏目 输入要修改的项目栏目，假设这里采用系统默认值。 单击完成，返回。 2．5．2 指定核算科目 指定核算科目就是具体指定需按此类项目。 一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。 例如，将直接材料、直接工资和制造费用等科目指定为生产成本项目大类。 方法：单击“核算科目”选项。 选择要核算的科目。 单击“〉〉”。 单击“确定”。 2．5．3 定义项目分类 为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义，如工程的项目大类下的明细项目及分类项目。 例如，对生产成本项目大类进一步划分明细项目：（1）自行开发项目（2）委托开发项目。 方法：单击“项目分类定义”选项。 单击右下角的“增加”按钮。 输入分类编码：1。 输入分类名称：自行开发项目。 单击“确定”，重复上述步骤，继续定义其他明细项目。 2．5．4 定义项目目录 定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。 例如，设置项目档案：（101）A1软件产品，尚未结算。 （201）B1网络工具，已结算。 方法：单击“项目目录”选项。 单击“维护”。 单击“增加”，增加一条新目录。 输入项目编号：101。 输入项目名称：A1 软件产品。 “是否结算”栏为空。 选择所属分类码：1。 重复以上步骤，继续定义其他项目档案。否则，单击“退出”，返回。 2．6 录入期初余额 如果是第一次使用账务处理系统，必须使用“录入期初余额”功能，将经过整理的手工账科目的期初余额录入计算机。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。 在录入888账套的期初余额之前，请先仔细阅读以下的操作方法。 2．6．1 录入基本科目余额 如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量、外币余额。 非末级会计科目的余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。其数据栏为黄色。 出现红字余额用负号输入。 修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”进行刷新。 凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。 方法：在“设置”菜单中单击“期初余额”。 将光标定位在相应的科目的期初余额栏，输入期初余额。 2．6．2 录入个人往来科目余额 如果某科目涉及个人往来辅助核算，例如1191其他应收款，则必须按辅助项录入期初余额。 只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。 借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录入。 例如输入“1191其他应收款”科目的期初余额。资料是：日期：1999-12-25；凭证号：付-78；部门：总经理办公室；个人名称：肖剑；摘要：出差借款；方向：借；期初余额：3800。 方法：双击“1191其他应收款”科目的期初余额栏。 在“个人往来期初”窗口中，单击“增加”。 改日期：1999-12-25。 双击“凭证号”栏，系统弹出“凭证类别参照”框。 选择凭证类别：收款凭证。 输入凭证号：78。 单击“确定”。 类似以上步骤，参照选择：总经理办公室。 同样地，依次选择个人姓名：肖剑；输入摘要：出差借款；余额方向：借；期初余额：3800。 输入完毕，单击“退出”。 2．6．3 录入部门科目余额 如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。 操作步骤参见2.6.2.“录入个人往来科目余额”。 2．6．4 录入项目科目余额 如果某科目涉及项目辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。 操作步骤参见2.6.2.“录入个人往来科目余额”。 例如，输入410101科目的A01软件开发产品项目的余额：155。 方法：在“期初余额”表中，双击410101项目核算科目的“期初余额”栏，进入“项目科目期初”录入窗口。 单击“增加”。 在“项目档案”参照框中，选择：A01软件产品。 单击“确定”，返回。 确定余额方向：借方；输入期初余额：155。 单击“退出”。 2．6．5 录入单位往来科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。 录入余额时应分别不同情况处理： 1、 在总账系统中进行客户供应商往来核算，则其操作规程与录入个人往来科目余额相似。 2、 使用应收应付系统，那么应该到应收应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在总账科目中，只能录入这些科目的总余额。 例如：输入“1131应收账款”科目的期初余额为157600元，其中明细资料为： 1999年10月25日，业务员宋佳向世纪学校销售商品99600元（转-118，票号P111）。 1999年11月10日，业务员宋佳向海达销售商品58000元（转-15，票号Z111）。 2．6．5．1 总账系统中录入期初余额 往来核算受控于总账系统，操作步骤： 在“期初余额”表中，双击1131客户往来核算科目的“期初余额”栏，进入“客户往来期初”录入窗口。 单击“增加”。 修改日期：1999-10-25；输入凭证号：转-118。 依次选择客户：世纪学校；输入摘要：销售商品；余额方向：借；期初余额：99600；业务员：宋佳；票号：P111；票据日期：1999-10-25。 按回车键，重复以上步骤，继续输入第二条余额信息。输入完毕，单击“退出”。 2．6．5．2 应收应付系统中录入期初余额 如果往来核算受控于应收应付系统，其往来账余额输入方法与上面不同。 在总账系统中，先录入单位往来科目的总余额，例如1131应收账款。 在应收应付系统中输入期初余额。 总账与应收应付系统余额对账。 2．6．6 调整余额方向 一般情况下，系统默认资产类科目的余额方向为借方，负债及所有者权益类科目的余额方向为贷方。但是有一部分调整科目，例如“坏账准备”、“累计折旧”等科目的余额方向与同类科目默认的余额方向相反。在建立会计科目时，如果没有对这些科目的余额方向进行调整的话，那么就需要在此处把方向调整正确。 总账科目与其下级明细科目的方向必须一致。 余额的方向应以科目属性或类别为准，不以当前余额方向为准。 方法：在“录入期初余额”窗口中，将光标定位在相应科目行上，单击“方向”，屏幕弹出对话框。确定需要调整的方向，单击“是”。 2．6．7 试算平衡 期初余额及累计发生额输入后，进行各科目间的试算平衡。 2．6．7．1 试算平衡 录入完成所有余额后，单击“试算”按钮。 2．6．7．2 对账 对账方法为总账上下级、明细账与总账之间对账，总账与辅助账之间对账。 方法：进入期初余额后，单击“对账”按钮。 单击“开始”按钮，对当前期初余额进行对账。 如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。 假设888账套2000年1月份期初余额表如下表。请录入。
辅助账期初余额表 1、其他应收款余额 会计科目：1191其他应收款
余额：借3800元
2、应收账款余额 会计科目：1131应收账款 余额：157600元
3、应付款余额 会计科目：2121其他应付款 余额：276850元
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